人事档案信息化利用系统构建——让数据和信息跑起来

当前，正处于信息化全面渗透、跨界融合、加速创新并引领发展的新阶段。新一代信息技术，如云计算、物联网以及大数据等，以其深刻的影响力和穿透力，正在对人类的生产活动、生活方式和思维模式进行前所未有的变革。在此背景下，人事档案信息化作为一个特殊的领域，亟待运用信息安全、物联网以及大数据等技术，实现档案数据的整合管理和协同应用。

根据《“十四五”全国档案事业发展规划》和《人事档案工作条例》的指导方针，应该顺应信息化发展趋势，注重运用互联网技术、数字技术以及信息化手段来提升档案工作的信息化水平，但是如何借鉴现代信息技术，促进数据动态流动、信息活跃，仍需进行积极探索。解决这一挑战的关键在于，需要按照国家相关标准和要求来加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，同时，还需提升档案信息采集、处理、传输和利用的能力，努力建立安全、便捷、共享且高效的人事档案信息化管理体系。推动人事档案信息化的发展，从而实现人事工作的信息化和智能化。

1.底层技术与框架

在现行的人事档案管理信息系统的基础上，我们提出了一个基于统一标准的资源体系。该体系的总体目标在于构建一个能够汇集多类、多级信息的平台，并实现各类信息的整合以及层级间的信息共享。同时，我们还计划创建一个集成化、数据化、规范化、智能化的业务应用平台，以便实现跨部门和跨角色间的协同工作，进一步提升工作效率。建立一个具有良好的集成性、可扩展性和安全性的应用支撑平台。这个平台将满足门户集成、数据集成和大规模应用的需求。它还将提供丰富的辅助决策信息服务，为人才管理工作提供精准主动的信息服务。这将推动组织系统工作管理向精细化、智能化方向发展，并进一步提高工作效率。

1.1全面采用数字化技术：提升管理效率和数据安全

基于人事档案的信息管理、监督管理、人事审查以及数字化建设等核心工作，构建了一个全面的框架。该框架包含人事档案管理规范和标准的制定、硬件网络设备的搭建、人事档案数字信息资源库的构建、人事档案信息管理平台的创建以及人事档案信息库房的搭建等元素，且与其他业务系统无缝集成。通过对各项内容进行改革和创新，致力于打造一个更为便捷、高效且安全兼顾的信息化人事档案管理系统。

旨在构建多级联动业务互联，并能够支持多个管档部门集中式和分布式部署，从而创建出统一、规范且具有多级联动性质的一体化管理平台。此外，它还能全面布控防止文件被篡改或伪造，实现线上一体化、监管统一化及多级互通。

在设计时，参考了《人事档案工作条例》《档案整理工作细则》《人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）以及组织系统信息结构体系等文件规范。该模块功能将覆盖文件或材料的收集、整理、保管、转递、利用和统计等日常业务内容，实现了人事档案管理结构体系化、数据标准化以及业务规范化。

具备跨终端部署的能力，其互操作性涵盖各类操作系统、主流数据库和硬件设备，旨在实现技术的普适性、应用的自治性以及软硬件的兼容性。在安全保密方案设计上，严格遵循国家保密标准，包含三员分离、基于角色的访问控制（RBAC）权限管理、在线与离线数据加密、数字水印、IP和MAC地址绑定、区域授权以及打印控制等多层次防护手段，从而达到权限精细化、数据加密化和信息留痕化。此外，结合图像AI处理技术对纸质文件图像进行智能处理。通过消除传统档案中存在的黑边、白边及其他瑕疵，显著提升了纸质文件图像识别质量。进一步优化了传统档案图像切边和纠偏等工作，形成了一套高效精准且可靠的图像处理机制。

最后，采用区块链分布式账本以及智能合约等方案来确保用户通过区块链系统的统一认证，并将数据永久存储以实现风险溯源和不可改变性。这种方法有效地保障了档案数据交互和流转过程中的安全。

1.2数字化平台监控：整合资源、提升利用效率与数据质量

充分整合现有的内部工作网络以及人员档案的数字化信息资源，通过数字地图的方式，对系统内的人员档案数字化资源的建设状况和信息化进程进行直观呈现。同时，构建了一个统一的监控和查询平台，实现了不同层级之间人事档案数字信息资源的监管、联网互通以及共享使用。通过这个监控平台，能够在局域网内实现跨部门对数字档案的查阅，从而实现数字档案的共享利用，并提升工作效率。此外，该监控平台还可以在线实时监测档案信息化工作进程、管理档案数量及数据质量，并实现数据备份与核对。当数字档案发生更改时，可以通过原始数据核对来掌握变更情况。

1.3人工智能技术：全程记录、数据互联、智能逻辑判断

人工智能技术在人事档案管理中的应用，不仅满足了多元化的审核需求，还实现了全程记录、数据互联和智能逻辑判断。通过对人事档案的日常审核、专项审核和任前审核等精细化的设计，确保了档案从接收到归档全过程的完整性和真实性。同时，所有的审查活动都会被记录下来，有效避免和防止了对档案的篡改和伪造。此外，该模块还秉持着“凡进必审”“凡转必审”“凡提必审”的原则，使得档案审核工作更加规范化、持续化。通过智能逻辑判断，简化了审核流程，高效信息分类展示使得审核结果一目了然。此外，该系统还能够自动核查缺失材料，并构建重要名单，使得人事档案更易于分类管理。同时，实现了系统化的档案利用方式，促进了方便快捷地使用档案信息。数据互联互通保证了精准服务，并进一步优化了人事档案管理系统。

1.4物联网技术：赋予库房硬件设备新生命

实现实体档案的智能化库存管理，物联网技术在此发挥着关键作用。通过智能硬件设备的整合，我们能够在线盘点并精确定位档案等重要资料。这一新技术不仅简化了盘点流程，还为档案的安全提供了更可靠的保障。此外，该模块具备实时监测库房环境的多项功能。无论是温度湿度的调控、安全防护的监控，还是防盗报警、消防预警、灭火控制以及人员和档案的进出追踪，物联网技术都能精确无误地完成。这一全方位的监测体系，确保了库房环境的稳定与安全，为档案保存提供了最佳条件。同时，根据实际工作需求，该系统可以生成大数据报告。这些详尽的数据支持为库房管理的优化和上层决策提供了有力依据，使得管理层能够根据数据做出更加科学合理的决策，进一步改善档案管理流程。